Guía ÍTACA

En esta guía se indica los pasos que se deben seguir trabajando con ITACA y GHC, para aprovechar el proceso de intercambio existente entre ambas plataformas.

  • Guía completa
  • 1. Configurar información necesaria en ÍTACA
  • 2. Exportar información inicial desde ÍTACA
  • 3. Importar información en GHC
  • 4. Trabajar con GHC para resolver el horario
  • 5. Exportar la solución desde GHC
  • 6. Importar la solución en ÍTACA

1. Configurar la información necesaria en ITACA

Es importante que ITACA haya abierto el nuevo curso escolar antes de descargar la información y empezar a configurar los horarios. Puede haber nuevos elementos (grupos, materias o profesores), y las claves han podido cambiar de un año a otro. Si no se realiza esta importación, después habrá problemas para subir el horario resuelto.

En el caso de que no esté abierto el nuevo curso escolar, recomendamos preguntar a la consejería de educación cuando estará disponible en ITACA, y qué configuraciones previas se deben hacer antes de exportar los datos iniciales.

Configuración de la plantilla horaria

Es importante asegurarse que la plantilla horaria de ITACA contiene la información correcta que queremos para los marcos de GHC. Desde la pestaña "Centre" se elige la opción "Edició horaris", se edita el horario del centro y se añaden las plantillas (marcos) que se necesiten.

Desde ITACA se puede:

  • Crear una nueva plantilla
  • Importar una plantilla existente (de este curso o uno anterior)

2. Exportar de ITACA la información inicial

En primer lugar, tenemos que descargar los datos desde ITACA. Para poder exportar después la solución es imprescindible hacer previamente esta carga. En caso contrario, aunque tengamos un horario resuelto, ITACA no reconocerá ningún elemento y no podremos subir el horario resuelto.

Muchas veces queremos utilizar el horario del año pasado porque ya tenemos las sesiones creadas. Al hacer esto, ahorramos tiempo en la configuración y resolución del horario en GHC, pero imposibilitamos la subida posterior a ITACA, por lo que no se recomienda esta acción.

RECOMENDACIÓN: Ver vídeos de importación en GHC desde ITACA aquí.

  1. Abrir la aplicación ITACA instalada, e introducir las credenciales.
  2. En la pestaña Centre, seleccionar en el menú de la izquierda Ia opción "Importació/Exportació", y la opción "Exportació" en la parte superior.
  3. Seleccionar las entidades a exportar. Las entidades son:
    • Aulas
    • Categorías de docentes
    • Contenidos
    • Cursos sistema educativo
    • Cursos grupo
    • Enseñanzas
    • Grupos
    • Ocupaciones
    • Personal docente
    • Plantillas de horario
    • Sesiones de una plantilla de un horario
  4. Pulsar en el botón "Exportar"

Con esto se descargará el fichero xml (imexalum.xml) que después importaremos en GHC.

3. Importar en GHC la información inicial

El proceso de importación en GHC se realiza desde el importador. Para ello, se siguen los siguientes pasos:

  1. Abrir GHC y pulsar en "Nuevo Planificador" .
  2. Seleccionar "Archivo -> Importar datos desde el planificador", y elegirla opción ITACA
  3. Pulsar en "Convertir archivo de importación"
  4. Seleccionar el fichero imexalum.xml descargado desde ITACA.
  5. Indicar si se quiere actualizar un fichero anterior de GHC o se quiere hacer una importación limpia. Esta segunda opción disminuye la posibilidad de errores al subir el horario a ITACA.
  6. Se recomienda marcar en este proceso las aulas que son generales
    • Si se quiere, generar los conjuntos de aulas (aunque este punto se puede hacer también desde GHC, que es igual de fácil).
  7. Asociar a cada plantilla de ITACA el marco de GHC correspondiente
  8. Elegir las tareas por defecto
  9. Aceptar el fichero del resumen y pulsar en convertir y finalizar el proceso.
  10. Pulsar en Abrir archivo convertido.

Datos importados

Los datos que se importan durante este proceso son:

  • Marcos
  • Materias
  • Cursos
    • Materias del curso
  • Grupos
    • Curso al que pertenecen
  • Tareas
  • Aulas
  • Profesores

4. Trabajar con GHC para resolver el horario

Con la información ya cargada en GHC, es el momento de crear y configurar todo lo necesario para resolver el horario.

Los pasos a seguir para configurar el horario en GHC son:

  1. Configurar los marcos para indicar correctamente los recreos y la parada de mediodía
  2. Configurar los grupos, profesores, aulas, materias y tareas con las restricciones y preferencias correspondientes.
  3. Crear las sesiones lectivas de cada grupo, así como las relaciones entre ellas.
  4. Crear las sesiones no lectivas: guardias, reuniones y complementarias.

Utilizar el filtro de selección de los grupos

Aunque no es obligatorio, es muy recomendable utilizar el filtro de selección del curso a la hora de crear sus sesiones lectivas. Para activarlo existen dos opciones:

  • Hacer doble click sobre el grupo
  • Elegir el filtro en la pestaña de las sesiones lectivas

Utilizar este filtro aporta dos grandes ventajas para generar los horarios:

  • A la hora de crear las sesiones lectivas, únicamente aparecerán en el desplegable las materias que pertenecen al curso al que está asociado el grupo. Esto facilita enormemente encontrar la materia buscada, ahorrando gran cantidad de tiempo.
  • Elimina la posibilidad de elegir una materia que no corresponda al curso del grupo, motivo por el cual después se produce un error en la exportación del horario al gestor.

Más información

Existen diversos medios por los que puede obtener más información sobre cómo configurar su horario en GHC y resolver sus dudas:

  1. Videotutoriales: En la página de Peñalara encontrará los videotutoriales donde consultar la información que esté buscando en vídeos de entre 3 y 5 minutos.
  2. Tiques de consulta: En el área privada de GHC encontrará los tiques de consulta donde poder preguntar cualquier duda sobre el uso del programa o los problemas para encontrar solución, adjuntando el fichero para que sea revisado por el equipo de soporte de Peñalara.
  3. Manuales: Dispone de múltiples recursos de documentación sobre GHC y sus productos, que podrá consultar desde el área de formación de su área privada.
  4. Curso de GHC: Dispone de tres cursos Moodle (básico, avanzado y herramientas auxiliares) para conocer más a fondo GHC.

5. Exportar de GHC la solución del horario

Se recomienda realizar la importación del horario a ITACA en septiembre, cuando se tenga toda la información de profesores y demás datos necesarios para el horario en ITACA.

Así, aunque hayamos partido de un imexalum previo para generar el horario, es muy recomendable bajar un nuevo imexalum actualizado cuando vayamos a hacer la exportación, y hacer la exportación sincronizada con esos valores, para poder actualizar las claves de nuestro horario

RECOMENDACIÓN: Ver vídeos de exportación de GHC hacia ITACA aquí.

El proceso de exportación se realiza desde el editor. Para ello, se siguen los siguientes pasos:

  1. Seleccionar "transferir el horario a - otras aplicaciones externas", y seleccionar ITACA
  2. Sobre la ventana abierta (GHC Impex), se indica que se realizará una exportación para ITACA. Pulsar el botón Siguiente.
  3. Seleccionar la ubicación y el nombre del horario para ITACA (fichero xml) con la solución del horario que después se importará en ITACA.
  4. Elegir exportación sincronizada. No es obligatorio, pero sí muy recomendable. Elegir el fichero imexalum.xml descargado desde ITACA con las claves actuales.
  5. Indicar si se quiere guardar una copia del horario GHC con las claves actualizadas
    • Es útil si hay elementos nuevos en ITACA o GHC, pues se actualiza su clave y, si después se repite el proceso, no habrá que volver a hacer su asignación.
  6. Sincronizar los cursos, materias, aulas, profesores, grupos y tareas de GHC con su clave de ITACA
  7. Elegir la enseñanza para cada complementaria, servicio de guardia y reunión
    • Se puede elegir una tarea y enseñanza por defecto para las complementarias cuya relación ocupación-enseñanza no sea válida o no se sepa su validez
  8. Sincronizar los marcos y tramos de GHC con su clave de ITACA
  9. Dar el siguiente en el resumen y pulsar en el botón Convertir.
  10. Finalizar el proceso.

Sincronizar cursos, materias, aulas, profesores grupos y tareas

En cada una de las pestañas sobre cursos, materias, aulas, profesores, grupos, tareas, enseñanzas, marcos y tramos observaremos 3 secciones:

  1. Elementos asociados: Está en el recuadro superior. Muestra la asociación que se ha realizado entre elementos de GHC (las dos columnas de la izquierda) con los elementos de ITACA (las dos columnas de la derecha).
  2. Elementos de GHC sin asociar: Está en el recuadro inferior izquierdo (remarcado en naranja). Aparecen todos los elementos de esta pestaña de GHC que todavía no han sido asignados a un elemento de ITACA.
  3. Elementos de ITACA: Está en el recuadro inferior derecho. Muestra todos los elementos de este tipo de ITACA. Si el fondo es verde (da igual oscuro o claro) se trata de un elemento que ya ha sido asociado a un elemento de GHC. Si el fondo es blanco se trata de un elemento que no ha sido asociado a ningún elemento de GHC.

Toda sesión, reunión, guardia y complementaria, que tenga algún elemento (profesor, grupo, materia, aula, ...) al que no se le haya asociado un elemento de ITACA en la exportación (y, por lo tanto, quede en el recuadro inferior izquierdo), no será incluida en la solución, por lo que NO SERÁ IMPORTADA EN ITACA.

Existen dos acciones que se pueden realizar en estas ventanas:

  • Asociar elementos: Se selecciona un elemento de GHC (recuadro inferior izquierdo) y un elemento de ITACA (recuadro inferior derecho) y se pulsa en "Asociar elementos".
  • Desasociar elementos: Basta con seleccionar la asociación de elementos de GHC e ITACA que se desea deshacer (recuadro superior) y pulsar en "Quitar asociación".

Elegir enseñanza para complementarias, guardias y reuniones

Tanto en las complementarias, reuniones y guardias se trata de hacer una relación entre la ocupación elegida y la enseñanza correspondiente.

Los posibles errores y avisos que pueden aparecer son:

  • Ocupación desconocida: se ha seleccionado una ocupación que no existe en ITACA.
  • error1_ITACA
  • Relación inválida: La enseñanza elegida no es válida. Se puede elegir una válida
  • error2_ITACA
  • Relación desconocida: Se desconoce la enseñanza escogida, y por lo tanto la relación
  • error3_ITACA

La opción "Establecer una ocupación y enseñanza" subsana los posibles errores de ITACA para estas sesiones. En caso de haber errores o advertencias, se recomienda seleccionarlo.

Por último, solo falta terminar el proceso, pulsando en el botón "Convertir", y se habrá generado el fichero que se debe importar en ITACA para cargar la solución.

6. Importar en ITACA la solución del horario

Por último, solo falta importar el horario resuelto a ITACA. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

  • Abrir la aplicación de ITACA e introducir las credenciales del usuario.
  • En la pestaña Centre, seleccionar en el menú de la izquierda Ia opción "Importació/Exportació", y la opción "Importació" en la parte superior.
  • Pulsar el botón "Examinar" para elegir el fichero xml con la solución del horario, y pulsar en el botón "Validar". Asegurarse que la validación ha terminado, puede tardar varios minutos (tiene que aparecer el mensaje "Estado de la importación: Fichero validado correctamente").
    • Comprobar que la validación ha sido correcta, observando la tabla de registros y viendo que no haya ningún registro en la columna "Registres erronis". Si existe algún error, la fila aparecerá en rojo y saldrá el número de registros erróneos de cada tipo. Pinchar en cada uno de esos números y ver el informe de error que aparece. Arreglarlos en el horario de GHC, y volver a generar otro fichero para ITACA.
  • Solo si la validación ha sido correcta, pulsar en el botón "Importar" (asegurarse que la importación ha terminado, puede tardar varios minutos).
  • Comprobar que la importación ha sido correcta. Para ello:
    • Observar la tabla y comprobar que no existe ningún registro en la columna "Registres erronis". Si existe algún error, pinchar en ese número y ver el error que aparece, arreglar en el horario de GHC, y volver a generar otro fichero para ITACA.
    • Observar que en la columna "Total" aparecen los números de todos los registros que se han importado (si ha habido algún error, aparecerá un 0).
    • Pulsar en el botón "Imprimir result. Importac.". Esto genera un pdf con un listado con el estado de los errores.

Comprobación de la importación

Para comprobar si el horario se ha importado correctamente, se deben hacer dos comprobaciones:

  • Que en el informe de estado de la importación no hay registros erróneos. Debe aparecer un mensaje diciendo que la importación se ha realizado correctamente.
  • Ir a algún profesor y grupo, y comprobar que efectivamente se ha importado su horario.

Intentar sucesivas importaciones

A veces, ITACA marca sesiones como erróneas por colisiones u otros motivos, cuando en verdad no ocurren dichas condiciones en el horario. Esto puede ocurrir porque, aunque se eliminen las sesiones, se puede haber quedado algo de información dentro de su sistema que en sucesivas importaciones ITACA detecte como colisión.

Por ello, si se va a realizar otra importación es aconsejable eliminar la plantilla del horario en ITACA, generar una nueva, volver a descargar el imexalum y hacer la exportación sincronizada de nuevo, para asociar la plantilla. E intentar de nuevo la exportación del fichero generado.

Ajustes manuales en ITACA de las sesiones sin importar

Durante el proceso de exportación sincronizada es posible que GHC no genere alguna sesión si detecta alguna de las condiciones para las que ITACA detectaría algún un error. El motivo de no generar esas sesiones es que ITACA no importa ningún registro si encuentra uno erróneo.

Pero la mayoría de estas sesiones sí pueden ser generadas manualmente desde ITACA, por lo que el proceso de exportación sincronizada generará un fichero con las indicaciones sobre cómo subir la información de estas sesiones omitidas a ITACA.

Este fichero se generará en la misma carpeta donde se genere el fichero con la solución para subir a ITACA, y tendrá el mismo nombre, pero acabado en "_pasos_extra.txt". Este fichero contiene

Dependiendo de la condición que ITACA no permite importar, el fichero se dividirá en distintos apartados. A continuación, se explica cada una de las condiciones no admitidas por ITACA en la importación, y el contenido que se agregará al fichero de pasos extras. En este fichero puede haber cualquiera de estos cuatro elementos:

  1. No generar la codocencia en el horario de exportación a ITACA
  2. No incluir ocupaciones que generan error en la importación
  3. Omisión de sesiones con elementos sin asociar
  4. No generar sesiones con el mismo contenido para un grupo en un tramo

1. No generar la codocencia en el horario de exportación a ITACA

En ITACA está permitida la codocencia, es decir, que haya más de un profesor en el aula impartiendo la misma sesión (por ejemplo, un profesor de apoyo). Estas sesiones se pueden crear sin problema desde la sección "edición de horarios". Sin embargo, ITACA no permite la importación de estas sesiones. Por ello, desde GHC se genera la solución para ITACA obviando estos apoyos, y generando únicamente la información de la sesión con el profesor principal. Es decir, se filtra la relación de simultáneas del tipo "otroProfesor" de GHC.

La información que se incluirá en el fichero de pasos extras sobre estas sesiones tiene esta forma:

## Profesores codocentes

El proceso de importación en ITACA no admite los profesores codocentes (cuando en un aula entra un profesor extra a ayudar al principal), pero sí que puede agregarlos manualmente desde el propio ITACA. A continuación, tiene un listado de las sesiones codocentes que no se han exportado para que las pueda agregar manualmente:

- Se omite la codocencia del profesor '012345678B' el día L de 08:00 a 08:55 en la sesión con enseñanza '3' y la materia 'EFLOMLOE-3-3003818456' para el grupo '2ESOD' en el aula '1r CFGM' (profesor principal '14987452P').

2. No incluir ocupaciones que generan error en la importación

En ITACA las ocupaciones están relacionadas con una enseñanza. Si se genera en ITACA manualmente una ocupación para un profesor, ITACA no pone ningún problema, independientemente de la enseñanza del profesor y de la enseñanza a la que está asociada la ocupación. Pero cuando se realiza mediante la importación, hay que indicar la enseñanza con la que está relacionada.

Anteriormente, en el proceso de intercambio desde GHC se utilizaba la misma enseñanza que tuviera el docente. Ahora, en el caso de ser una ocupación conocida por GHC, se utilizará una de las enseñanzas válidas para ella. Cuando haya ocupaciones de las que no se GHC no conoce sus enseñanzas válidas, el proceso de exportación sincronizada ofrece dos opciones:

  • Sustituir la ocupación por una de las conocidas, para evitar el error en la importación en ITACA.
  • Elegir manualmente la enseñanza. Para cada una de las ocupaciones no conocidas, elegir qué enseñanza se quiere asociar.

La información que se incluirá en el fichero de pasos extras sobre estas sesiones tiene esta forma:

## Ocupaciones

Las reuniones, guardias y complementarias de GHC son convertidas en ocupaciones de ITACA. En esta sección encontrará información importante sobre la conversión de esos elementos.

Para realizar la importación a ITACA de las ocupaciones hace falta establecerlas una enseñanza, sin embargo, la relación de las ocupaciones y a que enseñanza pertenecen no está disponible fuera de ITACA por lo que muchos de los problemas pueden ser debidos a esto.

### Ocupaciones con problemas

Se han convertido algunas reuniones, guardias o complementarias que pueden dar problemas a la hora de realizar la importación a ITACA:

- La enseñanza '3' no parece válida para la ocupación '907643126' en la complementaria '907643126-1' del profesor '004597454F' el 'L' de 09:50 a 10:45 y probablemente falle al importarla en ITACA.

3. Omisión de sesiones con elementos sin asociar

Como se ha dicho previamente, todo elemento de GHC debe asociarse con algún elemento de ITACA. En caso de no asociarse, no se incluirá ninguna de sus sesiones, reuniones, guardias o complementarias en la solución, por lo que no se subirán a ITACA. El motivo de hacer esto es que, si ITACA encuentra un elemento sin clave, dará error, y no permitirá que se importe ninguna sesión.

La información que se incluirá en el fichero de pasos extras sobre estas sesiones tiene esta forma:

## Omisión de elementos no sincronizados

Al realizar la exportación sincronizada debe asignar TODOS los elementos a su correspondiente de ITACA. Normalmente esto se hace automáticamente (mostrándose en la parte superior de la ventana correspondiente) pero si ha creado elementos nuevos o han cambiado en ITACA, puede que no se detecten y entonces aparezcan en la parte inferior izquierda de la ventana de sincronización correspondiente. Debería asignar manualmente su equivalencia seleccionando un elemento de la izquierda (GHC) y uno de la derecha (ITACA) y pulsando 'Asociar elementos' y repetir el proceso con todos los elementos de GHC que no estén asociados.

Si no asocia algún elemento, fallaría la exportación a ITACA y por tanto se han omitido TODOS los elementos asociados a ese elemento para que no falle y pueda pasar el resto de datos

### Elementos generales omitidos

Estos son los profesores que se han omitido:

- 01234789G

- 18795462M

### Sesiones lectivas, complementarias, guardias y reuniones omitidas

Debido a que alguno de sus elementos no se había sincronizado, también se han omitido los siguientes elementos ya que también fallarían al intentar pasarlos a ITACA.

Guardias que fueron omitidas:

- Del profesor 01234789G el 'L' de 08:00 a 08:55 se omite la guardia 'GUARDIA' debido a profesor. La guardia tenía a los siguientes profesores: 01234789G.

Gracias a esto, podemos fácilmente hacer exportaciones parciales del horario a ITACA. Por ejemplo, se puede generar el horario solo de los grupos de 1ºESO, desasociando el resto de los grupos. Y, después, se puede repetir el proceso para subir los horarios solo de los grupos de 2º ESO, repitiendo el proceso de exportación sincronizada y dejando sin asociar al resto de grupos.

4. No generar sesiones con el mismo contenido para un grupo en un tramo

En ITACA no se permite la importación de dos sesiones que, para un grupo, en el mismo tramo horario (día -hora) coloque sesiones cuya materia tenga el mismo código en ITACA. Esto es:

  • Que una sesión incluya dos materias que comparten código, aunque sean diferentes. Por ejemplo, cuando un grupo de bachillerato está formado por alumnos de dos cursos (bachillerato humanidades y científico), y en la sesión se incluyen las materias de ambos cursos, que comparten código, pero son sesiones diferentes (porque pertenecen a cursos distintos). Se corresponde con la relación otraMateria en GHC.
  • Que una sesión se desdoble en dos, porque hay muchos alumnos matriculados. Esto es habitual en Informática de 3º ESO, en la que se matriculan muchos alumnos, y se necesitan dos aulas, cada una con un profesor distinto. Pero ambas sesiones son del mismo grupo y para la misma materia. Se corresponde con la relación simultánea en otra aula.
  • Que una sesión tenga asignada más de un aula. ITACA solo permite tener un aula por cada sesión lectiva. Se corresponde con la relación otraAula en GHC.

Todas estas sesiones serán excluidas de la solución generada para ITACA.

La información que se incluirá en el fichero de pasos extras sobre estas sesiones tiene esta forma:

## Grupo-Contenidos simultáneos

La importación de ITACA no admite tener el mismo grupo y contenido repetido a la misma hora a pesar de que el contenido pueda pertenecer a otro curso y por tanto se han omitido las repeticiones.

Estas son los grupo_horarios que se han omitido:

- Del profesor 01234789G el 'V' de 11:10 a 12:05 se omite la sesión lectiva 'TRLOMLOE' y grupo 4ESOA debido a que ya se había agregado el mismo contenido/grupo. Del curso 3003818468 en el aula PR4

Crear sesiones manualmente en ITACA

Crear sesiones lectivas

Para crear sesiones lectivas manualmente en ITACA hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Entrar en ITACA introduciendo sus credenciales
  2. Dentro de la pestaña Centro, en el menú de la izquierda, pulsar en "Editar Horario"
  3. Seleccionar el profesor sobre el que se quiere crear la sesión lectiva
  4. Hacer doble click sobre el tramo horario (día, hora de inicio y hora de fin) sobre el que crear la sesión
  5. Rellenar el formulario con la información de cada línea del fichero:
    • Enseñanza
    • Grupo
    • Contenido (materia)
    • Aula
    • Idioma

Crear sesiones no lectivas

Para crear sesiones no lectivas manualmente en ITACA (guardias, reuniones o complementarias) hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Entrar en ITACA introduciendo sus credenciales
  2. Dentro de la pestaña Centro, en el menú de la izquierda, pulsar en "Editar Horario"
  3. Seleccionar el profesor sobre el que se quiere crear la sesión lectiva
  4. Hacer doble click sobre el tramo horario (día, hora de inicio y hora de fin) sobre el que crear la ocupación
  5. Seleccionar la enseñanza
  6. Marcar la opción "Introducir ocupación docente" y seleccionar la ocupación de la que se quiere crear la ocupación. El listado desplegable de ocupaciones será dependiente de la enseñanza seleccionada.